Algemene voorwaarden

Partijen

Onderstaande partijen komen overeen hetgeen volgt in dit document:

1. Zugoe BVBA, Vilvoordsesteenweg 408, 1850 Grimbergen, nader ook te noemen “ ” of “wij”.
2. De opdrachtgever, nader ook te noemen “de klant”, “u”, "Cliënt".

1. Algemeen

Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes en overeenkomsten met betrekking tot exploitatie, verkoop en levering van goederen en het verrichten van diensten zoals onder andere het verzorgen van festiviteiten, recepties, diners exploitaties en dergelijke in de ruimste zin van het woord evenals het ter beschikking stellen van personeel, ruimten en materialen en dergelijke.

Onze prestaties zijn onderworpen uitsluitend met deze algemene voorwaarden die de voorwaarden van de klant vervangt en nietig verklaard. Alleen onze schriftelijke toestemming kan dit veranderen. Het feit van een of andere regels van deze algemene voorwaarden niet uit te voeren kan niet worden geïnterpreteerd als een verklaring van afstand van onze rechten.

2. Bestelling en Prijzen

Onze offertes zijn vrijblijvend en 30 dagen geldig. Alleen de bestellingen die door ons schriftelijk aanvaard zijn en waarvan het voorschot van 50 % voldaan werd, zijn uitvoerbaar.  

Alle vermelde prijzen zijn inclusief BTW (afhaal of levering) en zijn altijd exclusief vervoer, dienst en/of personeel, huur materialen, tenzij anders vermeld of tenzij schriftelijk anders overeengekomen. In het geval van onvoorziene verhoging van kostprijsbepalende factoren mogen wij de in onze offerte vermelde prijzen die onderhevig zijn aan de onvoorziene verhoging dienovereenkomstig met maximum 15% verhogen zonder voorafgaand akkoord van de klant. Onvoorziene kosten op het tijdstip van de catering kunnen achteraf opgenomen worden in de eindfactuur.

3. Betaling

3.1. De facturen (ook voorschotfacturen) zijn betaalbaar op de maatschappelijke zetel of via bank overschrijving, ten laatste 3 dagen na factuurdatum. consumpties ter plekke worden onmiddellijk afgerekend tegen overhandiging van een BTW-bon.

3.2. Alle eventuele klachten over de factuur zijn slechts ontvankelijk indien het schriftelijk aan de verkoper geformuleerd is, binnen de 3 dagen na de datum van ontvangst van de factuur.

3.3. Elke niet-betaling van een factuur op de vervaldatum brengt de eisbaarheid mee van al de facturen die op dat ogenblik zijn opgesteld lastens dezelfde koper.

3.4. In geval van laattijdige betaling zal er van rechtswege en zonder ingebrekestelling, naast moratoire intresten, een forfaitaire vergoeding verschuldigd zijn van 15% op de hoofdsom ter dekking van de buitengerechtelijke invorderingskosten veroorzaakt door de niet-betaling, met een minimum van € 45,00 en een maximum van € 1.850,00, onverminderd het recht van de schuldeiser om een vergoeding te vorderen voor de gerechtelijke invorderingskosten veroorzaakt door de niet-betaling en onverminderd het recht van de schuldeiser om een vergoeding te vorderen voor andere schadeposten die niet louter veroorzaakt zijn door de niet-betaling.

3.5. Ieder event waarvoor het afgesproken voorschot (50%) niet werd ontvangen, wordt als niet-bevestigd beschouwd.

We aanvaarden enkel betaling in speciën via bancontact of via ons bankrekeningnummer.  Wij van onze klanten een voorschot van 50% op de offerteprijs. Wij verzoeken u dit binnen één  (1) week nadat de offerte akkoord bevonden is, doch uiterlijk vijftien (15) dagen vóór de aanvang van uw reservering/geplaatste bestelling, over te maken op volgend rekening nr: BE92 7512 0616 2123/ ZUGOE BVBA, onder vermelding van “Catering + Naam + Datum”. Hiervan kan in onderling overleg schriftelijk worden afgeweken indien beide partijen akkoord gaan.

In geval van levering of afhaling van goederen zonder diensten, vragen wij u uiterlijk 5 dagen vóór het moment van de levering het afgesproken bedrag te betalen via overschrijving op ons bankrekeningnummer rek. : BE92 7512 0616 2123, of cash bij levering/afhaling.

Men kan een datum vastleggen alvorens een keuze te maken van de cateringopdracht (dit om zekerheid te hebben voor uw feest). De vastlegging van de datum kan mondeling gebeuren en aanvaard worden. De vastlegging van de datum wordt in vertrouwen genoteerd, is voor nota bindend en zal u schriftelijk bevestigd worden per mail of per brief. U heeft een kosteloze opzegtermijn van 10 werkdagen na verzending van het schrijven. Indien u nadien deze datum niet kan nakomen alvorens een offerte getekend te hebben, kunnen wij u een administratieve kost aanrekenen met een minimum van € 50 en maximum € 350.

4. Vergunningen

Indien voor uitvoering van de overeenkomst toestemming van een derde nodig is, draagt cliënt tijdig en voor zijn rekening zorg voor de verkrijging van de toestemming. Deze laat hij schriftelijk aan ZUGOE BVBA blijken. Het niet verkrijgen van de vereiste toestemmingen komt geheel voor risico van cliënt, en vallen buiten de normale opzegtermijnen (zie punt 5).

5. Annulering

Indien een cliënt een overeenkomst geheel of gedeeltelijk annuleert is hij, als schadevergoeding de volgende annuleringskosten in percentages van het voor het desbetreffende goederen of diensten van in een overeenkomst vermelde bedrag verschuldigd:
- Drie dagen vóór en op de dage(en) van uitvoering 100% van totaalbedrag factuur.
-  Veertien dagen tot 3 dagen voor de dag(en) van uitvoering 60% van totaalbedrag factuur.
-  Vanaf 14 dagen tem. 4 weken vóór de dag(en) van uitvoering 100€ vermeerderd met eventueel reeds gemaakte kosten.

Gehele of gedeeltelijke annulering van een overeenkomst door de cliënt dient schriftelijk te gebeuren. Voor de vaststelling van de annuleringskosten wordt uitgegaan van de datum van ontvangst van dit schrijven door ZUGOE BVBA.

Het zal hetzelfde zijn in geval van uitstel van het evenement van meer dan twee werkdagen: in dit geval zal de overeenkomst met 10% worden verhoogd als dit uitstel niet 48 uur voor de initiale datum wordt vermeld.

6. Opgegeven aantallen

De uitvoering van de overeenkomst tussen cliënt en Traiteur Zugoe is gebaseerd op de door cliënt opgegeven aantallen. Indien de opgegeven aantallen door de cliënt 7 dagen voor uitvoering van de overeenkomst 10% lager liggen dan het volgens overeenkomst afgesproken (of geschat) aantal, heeft ZUGOE BVBA het recht om ofwel de uitvoering van de overeenkomst te annuleren of de afgesproken prijs aan te passen. Let op: het afvallen van aantallen binnen de 5 dagen voor uitvoering van de overeenkomst wordt niet in mindering gebracht.

7. Overmacht

In geval van overmacht heeft ZUGOE BVBA het recht, na kennisgeving aan de cliënt haar verplichtingen tot uitvoering van de overeenkomst, voor zover niet uitgevoerd, geheel of gedeeltelijk te annuleren, zonder dat daartoe rechterlijke tussenkomst vereist zal zijn. Onder overmacht zal in ieder geval mede begrepen zijn:

- Het geheel of gedeeltelijk uitvallen door welke oorzaak dan ook der installaties benodigd voor de uitvoering van een overeenkomst.

- Stakingen.

- Storingen in de aanvoer van door derden te leveren goederen, alsmede water en energieleveringen.

- Brand of ongevallen.

- Transportbelemmeringen (de klant is verantwoordelijk voor de goede bereikbaarheid).

- Iedere storing in de geregelde productie

8. Aansprakelijkheid

ZUGOE BVBA is uitsluitend aansprakelijk voor eventuele schade, voor zover deze direct is toe te schrijven aan ZUGOE BVBA terwijl een eventuele schadevergoeding gemaximeerd is tot 50% van de overeengekomen prijs en ZUGOE BVBA nimmer aansprakelijk zal worden gesteld voor gevolgschade.
Het verhuren van de materiaal valt onder de verantwoordelijkheid van de Klant, die alle schade en verlies moeten vergoeden.

9. Weigering c.q. beëindiging van orders en/of opdrachten

ZUGOE BVBA behoudt zich het recht voor orders en/of opdrachten waarvan de inhoud in strijd is met enige wettelijke of ander van overheidswege gegeven bepaling, te weigeren of te beëindigen, ook indien de order en/ of opdracht reeds mocht zijn bevestigd dan wel met de uitvoering van de order en/ of opdracht mocht zijn begonnen. ZUGOE BVBA heeft te allen tijde het recht orders en of opdrachten waarvan de inhoud naar haar oordeel in strijd is met de goede naam of met de belangen van ZUGOE BVBA te weigeren of de order en/ of opdracht, waarvan de uitvoering al was begonnen(onmiddellijk) te beëindigen, voor zover dit zich op een later tijdstip manifesteert. ZUGOE BVBA heeft het recht (in geval van toepasselijkheid van bovenstaande) op volledige vergoeding van reeds door de voorbereiding en uitvoering van de order en /of opdracht gemaakte kosten en is alsdan evenmin aansprakelijk voor schade voortvloeiende uit het niet uitvoeren(voortijdig) beëindigen van de order en/ of opdracht.

10. Eventuele klachten

Alle klachten dienen aangetekend gericht te worden aan. Zugoe BVBA, Vilvoordsesteenweg 408, 1850 Grimbergen, en dit binnen een termijn van 2 werkdagen na de cateringopdracht. De datumstempel van de Post geldt als bewijs. Alle klachten die nadien toekomen, worden als onbestaande beschouwd. Elke betwisting van de eindfactuur wordt volgens het Belgisch recht beslecht en zal tot de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van de woonplaats van de consument behoren. 

De klant verbindt zich ertoe eventuele geschillen eerst te proberen op te lossen in overleg en dialoog met ZUGOE BVBA.

11. Bekendmakingen

Wij hebben het recht onze diensten en naam bekend te maken d.m.v. reclame zoals visitekaartjes, bedrukte onderleggers, kledij, digitale reclame op de locatie en tijdstip van de cateringopdracht, alsook het recht om de naam van de klant of diens bedrijf als referentie op te nemen voor commerciële doeleinden (o.a. op sociale media) zonder voorafgaand akkoord, tenzij u dit schriftelijk weigert bij uw reservatie. ZUGOE BVBA gaat er redelijkerwijze van uit dat de klant geen bezwaar heeft bij het maken en publiceren van foto's voor commerciële doeleinden op o.a. sociale media. Indien de klant dit niet wenst, laat hij dit ZUGOE BVBA uiterlijk 1 week vóór het evenement weten via e-mail. Zelfs na het plaatsen van een bericht of afbeelding op sociale media heeft men het recht om deze te laten verwijderen. ZUGOE BVBA zal echter niet in gebreke worden gesteld voor het ongewenst plaatsen van informatie, afbeeldingen en/ of berichten op (sociale) media indien de klant niet vooraf schriftelijk te kennen heeft gegeven dat hij dit niet wenst. De betreffende afbeelding of informatie zal in dat geval gewoon verwijderd worden.

12. Informatieplicht van de klant

Uiterlijk 7 dagen vóór aanvang van uw evenement vernemen wij graag de volgende definitieve gegevens (voor nota bindend):

1. Het aantal gasten waarvoor de reservatie/bestelling bestemd is, voor nota bindend;
2. De exacte locatie en tijdsbepaling;
3. Aanpassingen met betrekking tot huurartikelen;
4. De naam en adres voor verzending van de nota ( Btw-plichtigen zijn gebonden hun gegevens te vermelden );
5. Overige details zoals bedienend personeel, wensen ten behoeve van de bloemen en andere decoratie.

Alles waarover geen expliciete afspraken zijn gemaakt, wordt door de klant verzorgd.

13. Veiligheid en hygiëne

Wij zullen de locatie bezoeken volgens afspraak om na te gaan welk materiaal nodig zal zijn, dient gehuurd te worden en om de brandveiligheid en hygiëne te controleren. Wij ontbinden de opdracht zonder kosten voor de klant indien de brandveiligheid en de algemene veiligheid/hygiëne op de locatie van het gebeuren niet gegarandeerd kunnen worden.

ZUGOE BVBA kan op basis van deze ontbindingsredenen niet aansprakelijk gesteld worden voor vergoeding ten opzichte van de klant. De klant verbindt zich ertoe een locatie te kiezen voor zijn evenement die de organisatie ervan op een gedegen wijze toelaat, zowel wat de keuken als de zaal/ het restaurant betreft. Het is de verantwoordelijkheid van de klant om te zorgen voor voldoende grote, hygiënische en functionerende koelingen en diepvriezers op de plaats en het tijdstip van het evenement tenzij anders overeengekomen met ZUGOE BVBA. De klant maakt eveneens alle nodige afspraken met de eigenaar van de feestlocatie (sleutels, borden, bestek, elektriciteit, water, gas, ... ) en betaalt het gebruik en verbruik van nutsvoorzieningen zoals water, gas en elektriciteit. Alle noodzakelijke benodigdheden moeten ter beschikking zijn van het keuken- en bedieningsteam.

14. Verantwoordelijkheden in geval van afhaal van voeding en bijhouden van overschotten

Vanaf het moment dat de klant de voedingsmiddelen bij ons afhaalt, is hij of zij verantwoordelijk voor de veiligheid en hygiëne m.b.t. de afgehaalde voedingsmiddelen. Gekoelde gerechten moeten op een temperatuur onder de 7°C worden vervoerd, ingevroren gerechten op maximum -18°C en warme gerechten op ten minste 65°C. Indien de klant niet beschikt over geschikte transportmiddelen, kan hij of zij bij ons een thermo box huren.

Op de plaats en het tijdstip van de gelegenheid is het in dit geval ook de verantwoordelijkheid van de klant om het eten op de hierboven aangegeven temperaturen te bewaren / aan te bieden. Voedingsmiddelen worden onverwijld op de gewenste temperaturen gebracht of gehouden.

Voedingsmiddelen die gedurende langere tijd warm gehouden zijn, dienen na de gelegenheid veiligheidshalve weggegooid te worden. Wenst de klant de overschotten toch bij te houden dan vervalt alle verantwoordelijkheid van ZUGOE BVBA voor eventuele bederf van het voedsel als ook eventueel ziekte klachten.

15. Allergenen

Het is aan de klant om, ten laatste 1 week op voorhand, alle relevante informatie m.b.t. allergieën via e-mail door te geven aan ZUGOE BVBA. De meerprijs voor het aanpassen van bepaalde gerechten wordt doorgerekend aan de klant. Dit wordt per geval beoordeeld. De klant kan steeds de allergenen op voorhand opvragen alsook op locatie.